Централізоване тимчасове зберігання архівних документів
Централізоване тимчасове зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних i фізичних осіб на відповідній територіі, та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду, відповідно до статті 38 Закону України „Про місцеве самоврядування в Україні“ (із змінами) відноситься до власних повноважень органів місцевого самоврядування. Відповідно у кожній громаді упродовж 2020-2021 років були створені спеціалізовані архівні установи (Трудові архіви) сільської, селищної, міської ради, ради об'еднаної територіальної громади для централізованого тимчасового зберігання архівних документів з особового складу (кадрових питань) ліквідованих без правонаступника установ, підприемств, організацій. Трудові архіви виконують важливі соціальні функції — надають архівні довідки про трудовий стаж та заробітну плату громадянам, які подають документи для призначення пенсій а органи пенсійного забезпечення.
Державний архів як установа, що забезпечуе реалізацію державної політики у галузі архівної справи та діловодства на територіі Полтавської області, здійснив моніторинг щодо надання послуг Трудовими архівами (особистий прийом громадян, надання архівних довідок, витягів, копій юридичним та фізичним особам тощо).
Для покращення обслуговуванря громадян, а саме: вчасне отримання консультаціі про місце зберігання документів з кадрових питань; подання заяви про підтвердження трудового стажу та заробітної плати в електронній формі тощо, пропонуемо на вебсайті територіальної громади розмістити інформацію про місце знаходження/адресу архівної установи, що зберігае документи з кадрових питань ліквідованих установ, підприсмств, організацій; координати відповідальної особи за зберігання документів та надання архівних довідок, витягів, копій; зразки заяв тощо.
